Év végi céges keret és Black Friday: hogyan költsd el okosan, felhalmozás nélkül?

Röviden: ha a cégnek év végén marad beszerzési kerete, a Black Friday jó alkalom a felhasználására, de csak terv szerint. Októberben készíts gyors leltárt, és oszd a tételeket három kosárba: kötelező (hiányzik vagy tönkrement), hasznos (javítja a munkát), ráér (csak jó áron). A nagyobb tételeket a Black Week-en (november 23–30.) rendeld meg, és a könyvelővel előre egyeztesd, melyik évre kell esnie a számlának és a teljesítésnek. Csak olyan fogyóeszközt készletezz, amelyet néhány hónapon belül elhasználtok.

Az év végi keret gyakori csapdája a „költsük el, mert elvész” gondolkodás. Ebből lesz a raktárban álló, soha nem használt eszköz és a jövő év közepéig kitartó, közben elavuló készlet.

1. lépés: gyors leltár októberben

Nem kell teljes körű leltár, elég egy 30 perces bejárás:

• Mi hiányzik? Amit a kollégák rendszeresen keresnek, kölcsönkérnek, vagy otthonról hoznak.
• Mi fogy gyorsan? Papír, toner, írószer, iratrendezők, higiéniai termékek.
• Mi ment tönkre vagy elavult? Rossz szék, lassú nyomtató, hiányos tárgyalótermi felszerelés.
• Mi áll feleslegesen? Ezt se felejtsd el: ebből jövőre kevesebb kell.

2. lépés: három kosár

Kosár	Mi kerül bele?	Mikor rendeld?
Kötelező	Hiányzó vagy tönkrement eszköz, ami nélkül a munka akadozik	Most, nem kell Black Fridayre várni
Hasznos	Ergonómiát, hatékonyságot javító eszköz, kisgép, szék	Black Week, ha az ár a korábbi legalacsonyabb alatt van
Ráér	Kényelmi vagy tartalékeszköz	Csak kiemelkedő ajánlat esetén

Mindhárom kosárhoz írd fel a pontos típusszámot és a mai árat, mert ezekhez tudod mérni a novemberi ajánlatokat. Az okos céges Black Friday-beszerzés további szempontjait korábbi cikkünk foglalja össze: Black Friday 2026 cégeknek: így spórol egy okos beszerző.

3. lépés: mit érdemes év végén beszerezni?

• Tartós eszközök: iratmegsemmisítő, laminálógép, irodaszék, asztali rendszerezők. Ezeknél a Black Friday-kedvezmény forintban is jelentős.
• Fogyóeszközök néhány hónapra: papír, toner, írószer. Ne egész évre, mert lekötik a pénzt és a helyet.
• Jövő évi tervezési eszközök: 2027-es naptárak, határidőnaplók, iratrendezők az új év archiválásához.

Hogy milyen eszközöket érdemes még az új év előtt beszerezni, arról az OfficeMarket.hu blogja ad ötleteket: Gondolj a jövőre! Ezeket szerezd be még az új év előtt.

4. lépés: egyeztesd a könyvelővel

Az év végi beszerzésnél nem mindegy, melyik évre esik a költség. Még a rendelés előtt kérdezd meg a könyvelőt:

• melyik évre kell esnie a számla keltének és a teljesítés dátumának,
• van-e olyan értékhatár, amely felett az eszközt másként kell kezelni,
• milyen adatokkal kérjétek a számlát (cégnév, adószám, szállítási és számlázási cím).

Céges számlára vásárolva a fogyasztói 14 napos elállási jog általában nem illet meg, ezért rendelés előtt ellenőrizd a típust, a kompatibilitást és a webshop visszaküldési feltételeit.

5. lépés: rendelés és átvétel

• Egy helyről, egy rendelésben, ha lehet: kevesebb szállítási díj, egy számla, egyszerűbb átvétel.
• Szállítási határidők: a Black Friday utáni hetekben a futárszolgálatok leterheltek, és a céges átvételt az ünnepi zárva tartás is nehezítheti.
• Átvételkor ellenőrizd a mennyiséget és a sérüléseket, és a jótállási jegyeket, számlákat tedd egy helyre.

Vegyes, dobozos irodaszer- és kisgéprendelésekhez az IrodaszerPiac kínálatát is érdemes átnézni.

Gyakran ismételt kérdések

Érdemes az év végi céges keretet Black Fridayen elkölteni?

Igen, ha előre megtervezett, szükséges tételekre fordítjátok. A „költsük el, mert elvész” alapú vásárlás felesleges készletet és lekötött pénzt eredményez.

Mennyi irodaszert érdemes év végén készletezni?

Fogyóeszközökből általában 3–6 havi mennyiséget. Többet csak akkor, ha van megfelelő tárolóhely és a kedvezmény jelentős.

Melyik évre számolódik el a decemberi beszerzés?

Ez a számla és a teljesítés dátumától, valamint a cég számviteli szabályaitól függ. Rendelés előtt egyeztess a könyvelővel.

Mit vegyünk előbb: fogyóeszközt vagy tartós eszközt?

Ami hiányzik vagy akadályozza a munkát, azt azonnal. A tartós eszközöknél érdemes a Black Friday-kedvezményre várni, a fogyóeszközt pedig a tényleges fogyás szerint beszerezni.

Átláthatóság: a blogot a Penna-Office Kft. csapata szerkeszti, amely az OfficeMarket.hu és az IrodaszerPiac webáruházat is üzemelteti. A tervezési lépések bármely beszállítónál érvényesek; adózási kérdésekben a könyvelő ad pontos választ.